Checkliste „E-Mails im Griff“

Erinnern Sie sich an die Ideen für einen optimalen Umgang mit Ihren E-Mails, die wir im Seminar besprochen haben? Mit diesem Skript erhalten Sie die Kernaussagen in Form einer Checkliste:

Einige nützliche Grundgedanken:

• Schalten Sie sämtliche E-Mail-Benachrichtigungen aus.
• Schließen Sie Ihr E-Mail-Programm, wenn sie Ihre E-Mails nicht bearbeiten.
• Verschaffen Sie sich morgens einen Überblick über Ihre E-Mails, ohne sie alle einzeln zu lesen.
• Rufen Sie Ihre E-Mails maximal dreimal täglich ab.
• Der Posteingang ist der Posteingang – und keine To-Do-Liste (dafür gibt es in Outlook die Aufgabenliste)!
• Arbeiten Sie den gesamten Posteingang in einem Arbeitsgang durch (= Blockzeit).
• Löschen Sie dabei großzügig unnütze E-Mails.
• Denken Sie an das Sofort-Prinzip: Öffnen Sie Ihre E-Mails nur ein einziges Mal und entscheiden dann, ob Sie sie sofort …
  • löschen (wenn sie unwichtig ist),
  • beantworten (wenn es nicht länger als rund 3 Minuten dauert), oder
  • in Ihre To-Do-Liste verschieben (wenn die Bearbeitung länger als 3 Minuten dauert).

Was Ihnen beim Schreiben Ihrer E-Mails hilft:

• Formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile.
• Nehmen Sie nur relevante Personen in den Verteiler.
• Der Betreff einer E-Mail ist idealerweise eine Zusammenfassung der gesamten E-Mail.
• Schreiben Sie Ihre E-Mails kurz und knapp.
• Wählen Sie eine korrekte Anrede (z.B. „Hallo Herr X“ oder „Guten Morgen Frau Y“).
• Sprechen Sie Personen, die konkret etwas zu tun haben, direkt an (z.B. „@Herr X: Bitte erledigen Sie a und b bis diesen Freitag und melden sich danach kurz bei mir zurück, vielen Dank im Voraus. …“)
• Schreiben Sie sachlich und höflich– verzichten Sie unbedingt auf Beleidigungen oder Provokationen.
• Verwenden Sie die KISS-Regel: Keep it short and simple – also fassen Sie sich kurz und halten den Text einfach.
• Verwenden Sie eine abschließende Grußformel mit Absender.
• Verwenden Sie Smileys und Versalien sparsam.
• Fügen Sie Anhänge nur dann an, wenn Sie wirklich notwendig sind.
• Verzichten Sie auf Lesebestätigungen.
• Kontrollieren Sie Ihre E-Mail noch einmal vor dem Absenden auf Rechtschreibung und Grammatik.