Checkliste „E-Mails im Griff“

Erinnern Sie sich an die Ideen für einen optimalen Umgang mit Ihren E-Mails, die wir im Seminar besprochen haben? Mit diesem Skript erhalten Sie die Kernaussagen in Form einer Checkliste:  

Einige nützliche Grundgedanken: 

• Schalten Sie sämtliche E-Mail-Benachrichtigungen aus. 
• Schließen Sie Ihr E-Mail-Programm, wenn sie Ihre E-Mails nicht bearbeiten. 
• Verschaffen Sie sich morgens einen Überblick über Ihre E-Mails, ohne sie alle einzeln zu lesen. 
• Rufen Sie Ihre E-Mails maximal dreimal täglich ab. 
• Der Posteingang ist der Posteingang – und keine To-Do-Liste (dafür gibt es in Outlook die Aufgabenliste)! 
• Arbeiten Sie den gesamten Posteingang in einem Arbeitsgang durch (= Blockzeit). 
• Löschen Sie dabei großzügig unnütze E-Mails. 
• Denken Sie an das Sofort-Prinzip: Öffnen Sie Ihre E-Mails nur ein einziges Mal und entscheiden dann, ob Sie sie sofort … 

• löschen (wenn sie unwichtig ist),  
• beantworten (wenn es nicht länger als rund 3 Minuten dauert), oder  
• in Ihre To-Do-Liste verschieben (wenn die Bearbeitung länger als 3 Minuten dauert).  

Was Ihnen beim Schreiben Ihrer E-Mails hilft:  

• Formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile. 
• Nehmen Sie nur relevante Personen in den Verteiler.  
• Der Betreff einer E-Mail ist idealerweise eine Zusammenfassung der gesamten E-Mail. 
• Schreiben Sie Ihre E-Mails kurz und knapp. 
• Wählen Sie eine korrekte Anrede (z.B. „Hallo Herr X“ oder „Guten Morgen Frau Y“). 
• Sprechen Sie Personen, die konkret etwas zu tun haben, direkt an (z.B. „@Herr X: Bitte erledigen Sie a und b bis diesen Freitag und melden sich danach kurz bei mir zurück, vielen Dank im Voraus.  …“) 
• Schreiben Sie sachlich und höflich– verzichten Sie unbedingt auf Beleidigungen oder Provokationen. 
• Verwenden Sie die KISS-Regel: Keep it short and simple – also fassen Sie sich kurz und halten den Text einfach.  
• Verwenden Sie eine abschließende Grußformel mit Absender. 
• Verwenden Sie Smileys und Versalien sparsam. 
• Fügen Sie Anhänge nur dann an, wenn Sie wirklich notwendig sind.  
• Verzichten Sie auf Lesebestätigungen. 
• Kontrollieren Sie Ihre E-Mail noch einmal vor dem Absenden auf Rechtschreibung und Grammatik.