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Checkliste „E-Mails im Griff“

Erinnern Sie sich an die Ideen für einen optimalen Umgang mit Ihren E-Mails, die wir im Seminar besprochen haben? Mit diesem Skript erhalten Sie die Kernaussagen in Form einer Checkliste:  

Einige nützliche Grundgedanken: 

  • Schalten Sie sämtliche E-Mail-Benachrichtigungen aus. 
  • Schließen Sie Ihr E-Mail-Programm, wenn sie Ihre E-Mails nicht bearbeiten. 
  • Verschaffen Sie sich morgens einen Überblick über Ihre E-Mails, ohne sie alle einzeln zu lesen. 
  • Rufen Sie Ihre E-Mails maximal dreimal täglich ab. 
  • Der Posteingang ist der Posteingang – und keine To-Do-Liste (dafür gibt es in Outlook die Aufgabenliste)! 
  • Arbeiten Sie den gesamten Posteingang in einem Arbeitsgang durch (= Blockzeit). 
  • Löschen Sie dabei großzügig unnütze E-Mails. 
  • Denken Sie an das Sofort-Prinzip: Öffnen Sie Ihre E-Mails nur ein einziges Mal und entscheiden dann, ob Sie sie sofort … 
  • löschen (wenn sie unwichtig ist),  
  • beantworten (wenn es nicht länger als rund 3 Minuten dauert), oder  
  • in Ihre To-Do-Liste verschieben (wenn die Bearbeitung länger als 3 Minuten dauert).  

Was Ihnen beim Schreiben Ihrer E-Mails hilft:  

  • Formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile. 
  • Nehmen Sie nur relevante Personen in den Verteiler.  
  • Der Betreff einer E-Mail ist idealerweise eine Zusammenfassung der gesamten E-Mail. 
  • Schreiben Sie Ihre E-Mails kurz und knapp. 
  • Wählen Sie eine korrekte Anrede (z.B. „Hallo Herr X“ oder „Guten Morgen Frau Y“). 
  • Sprechen Sie Personen, die konkret etwas zu tun haben, direkt an (z.B. „@Herr X: Bitte erledigen Sie a und b bis diesen Freitag und melden sich danach kurz bei mir zurück, vielen Dank im Voraus.  …“) 
  • Schreiben Sie sachlich und höflich– verzichten Sie unbedingt auf Beleidigungen oder Provokationen. 
  • Verwenden Sie die KISS-Regel: Keep it short and simple – also fassen Sie sich kurz und halten den Text einfach.  
  • Verwenden Sie eine abschließende Grußformel mit Absender. 
  • Verwenden Sie Smileys und Versalien sparsam. 
  • Fügen Sie Anhänge nur dann an, wenn Sie wirklich notwendig sind.  
  • Verzichten Sie auf Lesebestätigungen. 
  • Kontrollieren Sie Ihre E-Mail noch einmal vor dem Absenden auf Rechtschreibung und Grammatik. 
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