Die Königsdisziplin des Zeit-, Selbst- und Stressmanagement: Das Prioritätensetzen
beim folgenden Text handelt es sich um einen an dieses Mini-Skript angepassten Auszug aus meinem Buch „GIPFELHELDEN“ – viel Freude beim Lesen:
Der ziellose Mensch erleidet sein Schicksal, der zielbewusste gestaltet es.
Immanuel Kant, deutscher Philosoph
Das ist eine der Kernaussagen dieses Buches:
- Zu den wichtigsten Hebeln für deinen beruflichen und privaten Erfolg gehören deine konkreten Ziele!
Deine Ziele sind der Maßstab, an dem du jede deiner Handlungen messen kannst. Deine Planung ergibt nur dann Sinn, wenn der Endzustand – also dein Ziel – bekannt ist. Ziele dienen dir also als Fixsterne, an denen du dich ausrichten kannst. Wann immer du nicht mit deinem Herzen dabei bist, fehlen dir anspruchsvolle Ziele, die deinem Leben Sinn und Orientierung geben.
Zwischen Wichtigem und Unwichtigem zu unterscheiden, bildet das Geheimnis jeden Erfolgs.
– Cyril Northcote Parkinson, britischer Historiker und Publizist
Und so setzt du deine Ziele konkret in die Tat um:
Nutze die Königsdisziplin des Ziel-, Zeit- und Selbstmanagements – das Prioritätensetzen!
- Im 1. Schritt formulierst du klare und SMARTe Ziele. SMART ist ein Akronym und wird der Management-Legende Peter Drucker zugerechnet. Ursprünglich wurde es bevorzugt im Projektmanagement und in der Personalentwicklung eingesetzt, heute dient es vor allem dem schnellen Erkennen, ob es sich bei einem (beruflichen oder privaten) Ziel tatsächlich auch um ein solches handelt:
SMART steht für
- S wie spezifisch (also ganz konkret),
- M wie messbar (das Endergebnis ist zählbar, wiegbar, messbar),
- A wie attraktiv und aktivierend (im Sinne von motivierend),
- R wie realistisch (also keine Mondzahlen) und
- T wie terminiert (also mit einem klaren Endzeitpunkt).
Ein einfaches SMART-Beispiel:
- S wie spezifisch: Ich verbessere langfristig meine Gesundheit und Fitness und reduziere darüber hinaus mein Gewicht.
- M wie messbar: Ich reduziere das Gewicht von 90 auf 84 kg.
- A wie attraktiv und aktivierend: Ich laufe 2 x in der Woche zusammen mit Maxi, Emma und Niklas.
- R wie realistisch: Wir laufen jeweils 2 Runden um die kleine Talsperre, also 5,6 km.
- T wie terminiert: Bis 30. Juni habe ich die ersten 3 kg und bis 31. Dezember die restlichen 3 kg abgenommen.
Sehr gut, so funktioniert’s!
Ein weiteres SMART-Beispiel, diesmal aus dem beruflichen Umfeld:
- S wie spezifisch: Ich verbessere langfristig mein Zeitmanagement und reduziere damit meine Arbeitszeit.
- M wie messbar: Ich verringere meine Wochenarbeitszeit von 45 auf 40 Stunden.
- A wie attraktiv und aktivierend: Bevor ich in den Feierabend gehe, plane ich noch im Büro meinen nächsten Arbeitstag.
- R wie realistisch: Ich nehme mir für die Planung 10 bis maximal 15 Minuten Zeit.
- T wie terminiert: Bis 30. März arbeite ich durchschnittlich maximal 43 und bis 30. Juni maximal 40 Wochenarbeitsstunden.
Perfekt!
- Wie lauten deine derzeit wichtigsten beiden Ziele?
2. Im 2. Schritt trennst du mittels -Prinzip das Wichtige vom Unwichtigen:
- Was sind die 20 Prozent deiner wichtigsten Tätigkeiten, mit denen du rund 80 Prozent deiner Leistung erzielst?
Zum besseren Verständnis: Das Pareto-Prinzip ist eines der stärksten Hilfsmittel für ein effektives Ziel- und Zeitmanagement und geht zurück auf den italienischen Ökonomen und Soziologen Wilfried Fritz Pareto (später Vilfredo Federico Pareto).
Pareto erkannte, dass circa 20 Prozent der Italiener Eigentümer von rund 80 Prozent des italienischen Grundbesitzes waren. Ergo waren 80 Prozent der Bevölkerung Eigentümer der restlichen 20 Prozent des Landes. Er empfahl daher den Banken, sich auf exakt diese 20 Prozent der Vermögenden zu konzentrieren. Da sich dieses statistische 20-zu-80-Phänomen auch auf viele andere Gebiete übertragen ließ, wurde es das Pareto-Prinzip genannt.
Ein Beispiel: Viele Unternehmen erzielen mit rund 20 Prozent ihrer Kunden etwa 80 Prozent ihres Ertrages. Oder: 20 Prozent ihrer Produkte und Dienstleistungen verursachen rund 80 Prozent des Umsatzes.
Wie kannst du dieses Phänomen für dein Ziel-, Zeit- und Selbstmanagement nutzen? Indem du dich sinnvollerweise auf die wichtigsten 20 Prozent deiner Aufgaben konzentrierst, mit denen du rund 80 Prozent deiner Leistung erzielst. Du kannst deine Aufgaben priorisieren und damit deine Zeit effektiver nutzen – du erreichst also mit dem Pareto-Prinzip mit weniger Zeit bessere Resultate!
- Merke dir daher: Nicht alle deine Aktivitäten sind gleich wertvoll – und diese Erkenntnis gilt auch für deine Mitarbeiter und deine Kunden.
Ein weiteres Beispiel: Ein selbstständiger Recruiter hat 100 Kunden, 20 von ihnen machen 80 Prozent seines Umsatzes aus. Die restlichen 80 Kunden bringen nur noch 20 Prozent des Umsatzes, verursachen allerdings deutlich mehr als 20 Prozent seiner Arbeitszeit. Wie lautet jetzt eine intelligente Lösung für den Recruiter?
a) Verabschiede dich von den 20 unrentabelsten Kunden: Nimm sie aus deiner Newsletterliste und stelle den aktiven werblichen Kontakt zu ihnen ein. Sag ihnen offen, dass dein Angebot für sie nicht optimal positioniert ist und empfiehl gegebenenfalls einen Wettbewerber, der sich auf sie spezialisiert hat. Ich mache das tatsächlich auch so: Beispielsweise hatte ich eine Anfrage nach Stil- und Etikette-Seminaren, die ich zur Not und mit viel Aufwand wahrscheinlich auch tatsächlich hinbekommen hätte. Sehr viel besser als ich leitet Seminare dieser Art allerdings eine Trainerkollegin, die jeden Tag nichts anderes als Stil und Etikette macht – natürlich habe ich die Anfrage an sie weitergeleitet.
b) Digitalisiere deine Leistung für die nächsten 60 Kunden: Automatisiere so weit wie möglich deinen Service und delegiere die Betreuung an deine Mitarbeiter beziehungsweise deine Dienstleister!
c) Konzentriere dich auf deine wichtigsten 20 Kunden: Das sind deine VIP-Kunden, sie erhalten deine persönliche Unterstützung und handgeschriebene Karten zum Geburtstag nebst individuellem Geschenk, sie bekommen deinen bevorzugten Service! Richte deine Aufmerksamkeit auf diese Zielgruppe, investiere deine Kraft in diese VIPs!
Und denke das Pareto-Prinzip konsequent zu Ende:
- Von diesen 20 Kunden sind es wiederum 20 Prozent, die 80 Prozent deines Ertrags ausmachen. Diese vier Kunden machen also 64 Prozent deines Ergebnisses aus und bekommen nicht nur ein Weihnachtsgeschenk von dir, sondern werden darüber hinaus regelmäßig von dir zum Abendessen eingeladen (zugegebenermaßen halte ich mich nicht sklavisch an dieses System – ich gehe auch mit Kunden essen, die mir einfach nur sympathisch sind).
Wenn du beharrlich diese Schritte anwendest, hast du in wenigen Jahren nur noch exzellente Kunden. Erkennst du jetzt, dass diese 20-zu-80-Regel eine Zeit- und Ergebnisrevolution in deinem Leben auslösen kann?
Das Pareto-Prinzip gilt nicht nur für deine Zeit und deinen Ertrag, sondern ganz generell für mehr Lebensfreude! Wenn du dich erst einmal von vier Fünfteln deiner Aktivitäten getrennt hast (indem du sie beispielsweise delegierst), weil sie nur zu 20 Prozent deiner Resultate führen, dann bist du ganz neu aufgestellt. Die ehemaligen wichtigsten 20 Prozent sind ab sofort deine neuen 100 Prozent. Und anschließend trennst du dich wieder von vier Fünfteln deiner Tätigkeiten. Wenn du diesen Ablauf ein paarmal wiederholst, dann gehörst du zu den wenigen außerordentlich Erfolgreichen.
- Fazit: Das Pareto-Prinzip ist deine geniale Chance, wirklich frei zu sein: Frei für Wohlstand, frei für Qualitätszeit – einfach frei für mehr Leben.
3. Im 3. Schritt trennst du das Wichtige vom Dringenden (was ist wirklich wichtig und was ist zwar dringend, aber nicht so wichtig?):
- Wie du bereits weißt, lautet das kürzeste Zeit- und Selbstmanagementseminar dieser Welt Mach das Wichtigste zuerst!
Ein starkes Tool in diesem Zusammenhang ist die sogenannte Eisenhower-Matrix. Diese Matrix geht zurück auf den US-Amerikaner Dwight D. Eisenhower, der als General und später als Präsident – unter Druck stehend – viele Entscheidungen treffen musste. Diese Entscheidungen hat er sich so einfach wie möglich gemacht, indem er bloß zwei Einflussfaktoren eingesetzt hat, nämlich zum einen die Wichtigkeit der Aufgabe und zum anderen deren Dringlichkeit, sodass am Ende eine einfache Matrix mit vier Feldern entstand:
- Feld A: Wichtig und dringend
- Feld B: Wichtig, aber (noch) nicht dringend
- Feld C: Dringend, aber nicht wichtig
- Das Feld mit dem Papierkorb: Bearbeiten Sie auf keinen Fall Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind.
Ein Beispiel – stellen Sie sich folgende Situation vor: Ihr wichtigster Kunde ruft Sie an und sagt, dass Ihre Ziegel nicht in Ordnung sind und daher der Hausbau nicht fortgesetzt werden kann – mit all den daraus entstehenden Kosten. Diese Aufgabe ist wichtig und dringend. Sie erkennen diese A-Aufgaben immer daran, dass sie notwendig zu erledigen sind. Sie müssen im wahrsten Sinne des Wortes eine Not wenden. An diesen Aufgaben hängt das Schicksal Ihres Unternehmens. Erledigen Sie diese Aufgaben sofort!
Anders verhält es sich bei den B-Aufgaben: Dabei handelt es sich um wichtige, aber noch nicht dringende Aufgaben, zum Beispiel Netzwerken zum Ausbau Ihres Kundenstamms. Wenn Sie schlau sind, gehen Sie B-Aufgaben sofort an – solang sie noch nicht dringend sind.
- Wichtig: B-Aktivitäten sind die entscheidenden Aufgaben Ihres privaten und beruflichen Lebens! Sie verursachen maßgeblich Ihre Zukunft, sie verändern maßgeblich Ihr Leben! Dazu brauchen Sie die sogenannten Stillen Stunden: Richten Sie sich unbedingt diese Zeitblöcke ein, in denen Sie exakt das tun, was Sie sich vorgenommen haben. Verteidigen Sie sie mit Händen und Füßen. Wenn Sie es nicht tun, stolpern Sie in die Falle des Sägeblatteffekts – wehren Sie sich dagegen!
C-Aufgaben kommen meist unscheinbar daher: Beispielsweise ruft ein Kollege aus dem Innendienst an und sagt zu Ihnen: „Du, sag mal, ich würde jetzt gerne mit dir Projekt X durchsprechen für übermorgen, wollen wir mal eben?“ Das ist zwar in den Augen Ihres Kollegen in diesem Moment für ihn wichtig, aber nicht für Sie, es ist für Sie höchstens dringend. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihrem Kollegen zu erklären: „Das ist ein guter Gedanke, im Moment passt es allerdings nicht, weil ich noch ein wichtiges Kundengespräch vorbereiten muss. Was hältst du davon, wenn wir morgen ab 13 Uhr das Thema durchsprechen?“
Für das Feld D lohnt es sich nicht, Zeit zu investieren, es gilt nur eins: Wenn etwas weder dringend noch wichtig ist, dann ab damit in den Papiermüll!