Die Königsdisziplin des Zeit-, Selbst- und Stressmanagement: Das Prioritätensetzen III
Erinnern Sie sich an die beiden ersten Schritte des Prioritätensetzen, die wir in den vergangenen Skripten beleuchtet hatten:
- Formulieren Sie klare und SMARTe Ziele!
- Trennen Sie mittels Pareto-Prinzip das Wichtige vom Unwichtigen!
Im 3. Schritt trennen Sie das Wichtige vom Dringenden (was ist wirklich wichtig und was ist zwar dringend, aber nicht so wichtig?):
- Wie Sie bereits wissen, lautet das kürzeste Zeit- und Selbstmanagementseminar dieser Welt Mach das Wichtigste zuerst!
Ein starkes Tool in diesem Zusammenhang ist die sogenannte Eisenhower-Matrix. Diese Matrix geht zurück auf den US-Amerikaner Dwight D. Eisenhower, der als General und später als Präsident – unter Druck stehend – viele Entscheidungen treffen musste. Diese Entscheidungen hat er sich so einfach wie möglich gemacht, indem er bloß zwei Einflussfaktoren eingesetzt hat, nämlich zum einen die Wichtigkeit der Aufgabe und zum anderen deren Dringlichkeit, sodass am Ende eine einfache Matrix mit vier Feldern entstand:
- Feld A: Wichtig und dringend
- Feld B: Wichtig, aber (noch) nicht dringend
- Feld C: Dringend, aber nicht wichtig
- Das Feld mit dem Papierkorb: Bearbeiten Sie auf keinen Fall Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind.
Ein Beispiel – stellen Sie sich folgende Situation vor: Ihr wichtigster Kunde ruft Sie an und sagt, dass Ihre Ziegel nicht in Ordnung sind und daher der Hausbau nicht fortgesetzt werden kann – mit all den daraus entstehenden Kosten. Diese Aufgabe ist wichtig und dringend. Sie erkennen diese A-Aufgaben immer daran, dass sie notwendig zu erledigen sind. Sie müssen im wahrsten Sinne des Wortes eine Not wenden. An diesen Aufgaben hängt das Schicksal Ihres Unternehmens. Erledigen Sie diese Aufgaben sofort!
Anders verhält es sich bei den B-Aufgaben: Dabei handelt es sich um wichtige, aber noch nicht dringende Aufgaben, zum Beispiel Netzwerken zum Ausbau Ihres Kundenstamms. Wenn Sie schlau sind, gehen Sie B-Aufgaben sofort an – solang sie noch nicht dringend sind.
- Wichtig: B-Aktivitäten sind die entscheidenden Aufgaben Ihres privaten und beruflichen Lebens! Sie verursachen maßgeblich Ihre Zukunft, sie verändern maßgeblich Ihr Leben! Dazu brauchen Sie die sogenannten Stillen Stunden: Richten Sie sich unbedingt diese Zeitblöcke ein, in denen Sie exakt das tun, was Sie sich vorgenommen haben. Verteidigen Sie sie mit Händen und Füßen. Wenn Sie es nicht tun, stolpern Sie in die Falle des Sägeblatteffekts – wehren Sie sich dagegen!
C-Aufgaben kommen meist unscheinbar daher: Beispielsweise ruft ein Kollege aus dem Innendienst an und sagt zu Ihnen: „Du, sag mal, ich würde jetzt gerne mit dir Projekt X durchsprechen für übermorgen, wollen wir mal eben?“ Das ist zwar in den Augen Ihres Kollegen in diesem Moment für ihn wichtig, aber nicht für Sie, es ist für Sie höchstens dringend. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihrem Kollegen zu erklären: „Das ist ein guter Gedanke, im Moment passt es allerdings nicht, weil ich noch ein wichtiges Kundengespräch vorbereiten muss. Was hältst du davon, wenn wir morgen ab 13 Uhr das Thema durchsprechen?“
Für das Feld D lohnt es sich nicht, Zeit zu investieren, es gilt nur eins: Wenn etwas weder dringend noch wichtig ist, dann ab damit in den Papiermüll!