Zeitmanagement – die wichtigsten Methoden für mehr Zeit

Wie lautet eigentlich die Definition von Zeitmanagement? Unter Zeitmanagement werden alle Maßnahmen und Methoden verstanden, mit denen du deine dir zur Verfügung stehende Zeit so produktiv wie möglich nutzen kannst.

Man muss Übersicht schaffen und behalten, laserscharf auf die wichtigsten Aufgaben fokussieren, konsequent Prioritäten setzen.

Ivan Blatter, Schweizer Produktivitätstrainer

In meinen Zeitmanagementseminaren führe ich mit den Teilnehmern immer gerne folgende Übung durch, die ich aus Stephen R. Coveys Buch Der Weg zum Wesentlichen kenne:

Als Erstes stelle ich ein Goldfischglas auf einen Tisch und lege fünf große Steine hinein, sodass kein weiterer mehr ins Glas hineinpasst.

Dann frage ich: „Ist das Glas voll?“ und die meisten antworten „ja“ (da dieses starke Experiment inzwischen einigermaßen bekannt ist, grinsen manchmal auch einige Teilnehmer und sind dann fast immer so freundlich, das Ergebnis nicht vorwegzunehmen).

Was ist dir wirklich wichtig?

Danach mache ich immer gerne eine Kunstpause und hole einen Beutel mit Kieselsteinen hervor. Den Kies streue ich über die großen Steine und schüttle das Glas, damit sich der Kies gleichmäßig verteilt. Anschließend frage ich die Teilnehmer mit einem Schmunzeln im Gesicht: „Ist das Glas jetzt voll?“ Die meisten ahnen dann, worum bei diesem Experiment geht und antworten „vermutlich nicht“ oder so ähnlich.

Tatsächlich zaubere ich dann einen Sack mit Sand hervor und verteile den Sand zwischen den großen Steinen und Kieselsteinen, bis das Goldfischglas randvoll ist und sage:

„Nur wenn Sie die großen Steine als Erstes in das Glas legen, wird später noch der Sand hineinpassen. Wenn Sie allerdings mit dem Kies oder Sand beginnen, verzetteln Sie sich mit den Kleinigkeiten und haben keine Zeit mehr für die wirklich wichtigen Dinge. Was sind Ihre großen Steine des Lebens?“

Die wichtigste Methode, um dein Zeitmanagement zu optimieren

Zu einem großen Manne gehört beides: Kleinigkeiten als Kleinigkeiten und wichtige Dinge als wichtige Dinge zu behandeln.

Gotthold Ephraim Lessing, deutscher Dichter

Erfolgreiche Menschen schieben das Unwichtige auf und erledigen zuerst das Wichtige. Lass deswegen die nachfolgenden bewährten Zeitmanagement-Methoden ab sofort deine Handlungsmaxime sein:

• Schreib täglich, am besten am Vorabend, die wichtigsten Aufgaben auf, die du am nächsten Tag erledigen möchtest!
• Ordne die Aufgaben nach ihrer Bedeutung und nummeriere sie durch!
• Fang am nächsten Morgen mit der wichtigsten Aufgabe an und bring sie zu Ende, ohne etwas anderes zu beginnen!
• Überprüfe dann deine Prioritäten und erledige danach die neue wichtigste Aufgabe!
• Wenn zwischenzeitlich weitere Aufgaben hinzugekommen sind, ordne diese in deine Aufgabenliste ein!
• Wann immer du eine Aufgabe erledigt hast, frag dich: Welche Aufgabe ist jetzt die wichtigste?
• Am Ende des Tages hast du vielleicht nicht alle, aber die wesentlichen Dinge geschafft!

In Kurzform heißt das für dein Zeitmanagement:

1. Arbeite nach Prioritäten, mach das Wichtigste zuerst!
2. Frag dich regelmäßig: Wenn ich nur eine einzige Aufgabe erledigen könnte, welche wäre das?
3. Setze diese dann in die Tat um!

Die Königsdisziplin des Zeitmanagements

Prioritäten setzen heißt auswählen, was liegenbleiben soll.

Helmut Nahr, deutscher Mathematiker und Unternehmer

Eines der wesentlichen Geheimnisse erfolgreicher Menschen ist, dass sie sich mit Haut und Haaren auf die eine Aufgabe fokussieren, die gerade vor ihnen liegt. Du bist dann unübersehbar leistungsstärker als diejenigen, die sich in ihren Projekten verlieren. Erfolgreiche sind in der Lage, ihre zahlreichen Baustellen zu ordnen.

Merk dir einfach: Mach das Wichtigste zuerst!

Und das ist meist anspruchsvoller, als es im ersten Moment klingt. Es ist an der Tagesordnung, dass ungeplante Aufgaben wie aus dem Nichts auftauchen, die zu allem Überfluss auch noch äußerst dringend erscheinen. Vergegenwärtige dir dann regelmäßig, dass diese Aufgaben aus heiterem Himmel letztendlich fast immer nichts anderes bewirken als Ablenkung und Zeitdiebstahl. Mach daher die wichtigen Aufgaben zu deiner ersten Priorität, also Aufgaben, die eine überdurchschnittliche Rendite erwarten lassen. Üblicherweise reichen eine oder zwei große wichtige Aufgaben am Tag, die du zu deiner persönlich besten Tageszeit in Angriff nimmst, um eine erstklassige Arbeitsleistung zu erreichen.

Wann bist du am leistungsfähigsten?

Es liegt auf der Hand, dass du für überdurchschnittlichen Erfolg ein Höchstmaß an Konzentration benötigst, über die du immer dann verfügst, wenn du dich besonders fit, aktiv und leistungsfähig fühlst. Laut REFA-Normkurve (das ist eine statistische Leistungskurve) ist für die meisten Menschen die beste Tageszeit der Zeitraum zwischen 9 und 12 Uhr – achte auch darauf, ob du eher Lerche (Tagesmensch) oder Eule (Nachtmensch) bist.

Die am wenigsten produktive Zeitmanagement-Methode der Welt

Weisheit ist zu wissen, was man als nächstes tun sollte, Fähigkeit ist zu wissen, wie es geht, und Tugend, es einfach zu tun.

David Starr Jordan, US-amerikanischer Zoologe und Botaniker

An dieser Stelle ist es wichtig, mit einem alten Irrglauben aufräumen und dir das ineffizienteste Zeit- und Selbstmanagementwerkzeug der Welt zu präsentieren: gemeint ist Multitasking.

Und der Irrglaube lautet, du könntest mehrere Dinge parallel nebeneinander erledigen. Die einfache Wahrheit ist: Unser Gehirn arbeitet bei anspruchsvollen Aufgaben seriell und kann daher nur Schritt für Schritt arbeiten.

So versagt Multitasking – ein Beispiel:

Wenn du Auto fährst und telefonierst, dann kann dein Gehirn sich immer nur auf eine Sache wirklich konzentrieren – entweder auf das Telefonieren oder das Autofahren.

Wenn du gerade telefonierst, hast du beim Autofahren den sogenannten Tunnelblick und in diesem Moment ist deine bewusste Wahrnehmung stark eingeschränkt.

Dazu ein Beispiel aus eigenem Erleben:

Ich war auf dem Weg zum Kunden mit rund 150 km/h auf der Autobahn unterwegs und wollte auf der linken Spur überholen. Der Wagen vor mir fuhr allerdings schwankend von der linken auf die mittlere Spur und wieder zurück, sodass ich annahm, dass der Fahrer vielleicht betrunken oder krank wäre. Als ich ihn dann allerdings überholen konnte, sah ich beim Vorbeifahren, wie er hektisch in sein Smartphone sprach und dabei nervös gestikulierte. Er nahm nicht einmal wahr, dass er von mir überholt wurde. Das war tatsächlich ein abschreckendes Beispiel.

Fazit zum Multitasking

Mach dir also klar, dass du schon dann Energie verschwendest, wenn du zwei Aufgaben gleichzeitig bearbeitest. In Wahrheit schwächst du deinen Fokus bereits dann, wenn du dich gedanklich mit der nächsten Aufgabe beschäftigst, die noch vor dir liegt, während du dich mit der aktuellen Aufgabe befasst.

• Unabhängig davon, ob du männlich oder weiblich bist: Erledige immer nur eine Aufgabe nach der anderen, und zwar mit absteigender Wichtigkeit!

Das ist es, was im Endergebnis herausragend Erfolgreiche von den eher weniger Erfolgreichen unterscheidet.

Bewährte Zeitmanagement-Methode: Die gute alte 72-Stunden-Regel

Beende das Zaudern! Immer hat Aufschub denen, die bereit standen, geschadet.

Marcus Annaeus Lukan, römischer Dichter

Hast du dir auch schon mal etwas fest vorgenommen und es dann doch nicht gemacht?

Dann ruf dir die gute alte 72-Stunden-Regel in Erinnerung: Wenn du einen Vorsatz, einen Plan oder einen guten Einfall in die Tat umsetzen willst, dann beginne damit innerhalb der nächsten 72 Stunden. Wartest du länger als diese drei Tage, tendiert die Wahrscheinlichkeit gegen null, dass du jemals damit anfangen wirst. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Zu viele neue Informationen überlagern deinen guten Einfall, der dann in die Tiefen deines Unterbewusstseins sinkt. Je länger du das Umsetzen verschiebst, desto wahrscheinlicher ist es, dass du nie beginnen wirst. Positiv formuliert heißt das: Der erste – möglichst schnelle – Schritt ist immer der wichtigste! Nutze deine Tatkraft, sobald du eine gute Idee hast! Diese Impulse haben große Chancen, von dir in die Praxis umgesetzt zu werden.

Das gilt natürlich auch für die Erkenntnisse aus diesem Blogbeitrag:

• Markiere dir die Tipps, die du anwenden möchtest, und fang sofort damit an!

Du musst ein Projekt nicht innerhalb dieser drei Tage beenden, sondern es einfach nur beginnen. Kommst du – warum auch immer – nicht dazu, weil zu viele Termine einen sinnvollen Start nicht zulassen, schreib dir deine Idee auf deine To-do-Liste: So stellst du sicher, dass du sie nicht vergisst.

Halte den Graben klein

Ausgesprochen erfolgreiche Menschen verbindet die Kompetenz, den Graben zwischen Entschluss und Handlung sehr klein zu halten. Wenn du dich also entschieden hast, tue sofort ein erstes Mal aktiv etwas dafür – selbst wenn es nur eine Kleinigkeit wie ein kurzes Telefonat ist!

Der Zeitmanagement-Klassiker: Erstelle einen Tagesplan

Das Aussortieren des Unwesentlichen ist der Kern aller Lebensweisheit.

Laotse, chinesischer Philosoph

Für dich heißt konsequentes Zeitmanagement ab sofort:

1. Ordne die anstehenden Aufgaben nach Prioritäten und
2. plane diese Aufgaben in einen überschaubaren Zeitrahmen ein!
3. Schreib dir die Aufgaben für deinen Arbeitstag auf, damit du selbst in Stressphasen einen roten Faden an der Hand und deine Prioritäten im Blick hast!
4. Dieser Tagesplan dient gleichzeitig als Tagesziel: Er motiviert dich und lässt dich aktiv werden!

Zeitmanagement-Methode Den Tag in sinnvolle Zeiteinheiten einteilen

Indem du für jede Aufgabe die erforderliche Zeit schätzt, strukturierst du deinen Tag in sinnvolle Zeiteinheiten, in denen du dich ausschließlich auf eine Aufgabe fokussierst. Es zeigt sich immer wieder, dass du tatsächlich in etwa den Zeitraum benötigen wirst, den du dafür eingeplant hast. Bekannt geworden ist dieses Phänomen als Parkinsonsches Gesetz: Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.

Zeitmanagement-Methode Zeitblöcke einrichten

Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.

Seneca, römischer Philosoph

Einige weitere wichtige Tipps für mehr Produktivität:

1. Arbeite mit Zeitblöcken, in denen du gleichartige Aufgaben erledigst!
2. Stell dazu dein Telefon um oder schalte deinen Anrufbeantworter an, damit du ungestört arbeiten kannst!

Während meiner Bürotage arbeite ich beispielsweise nach dem Mittagessen gegen 13 Uhr in einem Schwung meine E-Mails in einem Zeitblock ab. Vor einiger Zeit hatte ich einen Telefonservice eines externen Dienstleisters gebucht, dessen geschulte Mitarbeiter meine Anrufe professionell entgegennahmen, während ich konzentriert meine E-Mails bearbeitete.

So vermeidest du den Sägeblatteffekt

Mit dieser einfachen Methode arbeitest du sehr effektiv, weil du energie- und zeitraubende Ablenkungen durch Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter vermeidest: Mit jeder neuen Störung kommt es zum sogenannten Sägeblatteffekt, weil du dich nach jeder Unterbrechung wieder neu ins Thema eindenken und einarbeiten musst. Jede Unterbrechung erfordert folglich eine zusätzliche Anlauf- und Konzentrationszeit, die du durch das Umstellen des Telefons, mit einem Anrufbeantworter oder einem Telefonservice einsparst.

Zeitmanagement-Methode Stille Stunde

Wenn du also zum Beispiel störungsfrei an deinem wichtigsten Projekt – am besten direkt morgens als Erstes – arbeiten möchtest, dann reserviere dir dafür eine stille Stunde und sei in dieser Zeit nicht ansprechbar. Das funktioniert zwar nicht immer perfekt, du kannst allerdings fast immer fokussierter und damit auch produktiver arbeiten.

Um das noch mal auf den Punkt zu bringen:

• Wenn du nur diesen einzigen Gedanken – die stille Stunde – ab sofort in deinem Arbeitsleben praktisch umsetzt, kannst du deinen persönlichen Erfolgs-Quantensprung machen: Komm also ins Handeln!

Zeitmanagement-Methode Pufferzeiten einplanen

Was aber ist Deine Pflicht?

Die Forderung des Tages.

Johann Wolfgang von Goethe, deutscher Dichter und Universalgenie

Weiter geht’s:

• Verplane höchstens zwei Drittel deiner Arbeitszeit, da die Dinge bekanntlich manchmal anders kommen, als du denkst!

So bewältigst du auch unerwartete Aufgaben und Zeitdiebe, die du nicht völlig vermeiden kannst. Ohne diese Pufferzeiten kann das Arbeiten mit einem Tagesplan enttäuschend sein, weil du ihn aufgrund von Unterbrechungen nicht oder nur teilweise erfüllen kannst. Wenn also aus heiterem Himmel ein Problem auftritt und deine Entscheidung notwendig ist, ohne die zum Beispiel ein Top-Kunde einen wichtigen Auftrag stornieren würde, passt dein Zeiteinsatz rund um dieses ungeplante Thema perfekt in die Pufferzeit deines Tagesplans. Du tust dann das Beste, was du tun kannst, nämlich das, was die Situation von dir fordert.

Zeitmanagement-Methode Zeitdiebe fassen

Es gibt Diebe, die von den Gesetzen nicht bestraft werden und dem Menschen doch das Kostbarste stehlen: die Zeit.

Napoleon I. Bonaparte, französischer General und Kaiser der Franzosen

Es gibt Menschen und Tätigkeiten, die viel Zeit kosten und dir schlussendlich nur überschaubare Resultate bringen: das sind deine großen Zeitdiebe. Dazu gehören häufig beispielsweise …

• ungeplante Anrufe,
• unangemeldete Besucher und
• unproduktive Besprechungen.

Außerdem tun sich viele Menschen schwer mit dem Delegieren und sie können auch nicht Nein sagen. Das Unangenehmste aber sind manchmal hunderte ungelesener E-Mails und die Stapel mit ungelesenen Unterlagen und Fachzeitschriften sowie die unbequemen Aufgaben, die nie richtig erledigt wurden: Sie wirken wie Zeit-, Kraft- und Motivationsdiebe, die jederzeit deinen Tagesplan zu sprengen drohen.

Zeitmanagement-Methode Eat that frog

Eat that frog. (Iss den Frosch.)

Amerikanisches Sprichwort

Der Persönlichkeitstrainer und Bestseller-Autor Brian Tracy beschäftigt sich in seinem gleichnamigen Buch mit dem amerikanischen Sprichwort „Eat that frog.“ Das heißt in etwa so viel wie: Wenn du gleich morgens als Erstes einen lebendigen Frosch verspeist, kannst du heiter und gelassen in den Tag gehen. Wahrscheinlich war der Frosch das Schlimmste, was dir an diesem Tag passieren konnte. Ins Alltagsleben übersetzt heißt das: Wenn du jeden Tag mit der wichtigsten und schwierigsten Aufgabe beginnst und konsequent erledigst, kannst du den restlichen Tag entspannt angehen. Außergewöhnlicher Erfolg wird sich dann wie von selbst einstellen.

Eat that Frog im Berufsalltag

Beginn also deine Arbeit immer mit der wichtigsten Aufgabe, die häufig auch die unangenehmste ist. Du hast morgens die meiste Kraft, den größten Schwung und die höchste Konzentration, das Heft in die Hand zu nehmen: alles vorzügliche Bedingungen, die erfolgsrelevanten Aufgaben mit Elan zu meistern.

Du erkennst: Ein durchschnittlich Talentierter, der in der Lage ist, klare Prioritäten zu setzen und die wichtigen Aufgaben schnell zu einem guten Ende zu bringen, wird sehr viel weiterkommen als ein brillanter Kopf, der viel redet und große Pläne schmiedet, sie aber nicht energisch anpackt. Wenn du also morgens gleich zwei Frösche vor dir siehst, dann schling den hässlichsten zuerst hinunter. Und wenn du schon Kröten schlucken musst, bringt es dir nichts, dich erst hinzusetzen und sie lange anzustarren. Schluck die Kröte sofort und erlebe dann die angenehme und zu neuen Taten animierende Wirkung.

Zeitmanagement-Methode Aufschieberitis verhindern

Das Aufschieben wichtiger Geschäfte ist eine der gefährlichsten Krankheiten der Seele.

Georg Christoph Lichtenberg, deutscher Physiker und Schriftsteller

Aufgaben vor sich herzuschieben ist ein weitverbreitetes Phänomen. Steuererklärungen und Zahnarztbesuche sind bekannte Beispiele dafür, dass viele plötzlich meist andere und unwichtigere Beschäftigungen vorziehen – und sei es das Stöbern auf Instagram und Facebook!

Dieses Kuriosum, unangenehme Dinge ständig vor sich herzuschieben, ist als Prokrastination und Aufschieberitis bekannt und weit verbreitet. Die Folgen sind geläufig: Die unerledigte Arbeit wächst zu einem Berg an, der nicht mehr zu bewältigen ist. Ist dieser Punkt erreicht, machen sich viele ans Werk, um die Schuldigen für ihr Problem zu suchen.

Vermeide die drei großen A

Schütz dich vor der Aufschieberitis, indem du dich nicht von Nebensächlichkeiten ablenken lässt und du dich immer wieder auf das Wesentliche fokussierst. Du bist dann auf der Gewinnerstraße, wenn du konsequent die drei großen A vermeidest:

1. Ablenkungen,
2. Ausreden und
3. Angst vor Misserfolg.

Zeitmanagement-Methode Sofort-Prinzip

Wenn Du willst, dass Dir eine leichte Aufgabe richtig schwer erscheint, schieb sie einfach auf.

Olin Miller, US-amerikanischer Unternehmer

Im Arbeitsalltag hat sich insbesondere das Sofort-Prinzip bewährt, das dich entscheidend weiterbringt:

1. Erledige alle Aufgaben sofort, wenn sie nicht mehr als drei Minuten deiner Zeit kosten! Was du gleich erledigst, ist besser als eine weitere Kleinst-Aufgabe auf deiner To-do-Liste. Es ist die nicht enden wollende Flut bereits aufgeschobener Tätigkeiten, die dir den Überblick und die Lust an der Arbeit verlieren lässt: Zwing dich, bei jedem Blatt Papier und jeder E-Mail sofort eine Entscheidung zu treffen.
2. Bearbeite E-Mails nur zu bestimmten Tageszeiten und maximal drei Mal, zum Beispiel morgens (um dir einen Überblick zu verschaffen), mittags und bevor du dein Büro verlässt.
3. Und entscheide: sofort erledigen, wenn die Aufgabe innerhalb von drei Minuten abgeschlossen ist, sofort in die To-do-Liste aufnehmen, falls sie länger dauert, sofort löschen, wenn die E-Mail unwichtig ist. Sei besonders beim Löschen großzügig: Sollte die E-Mail doch wichtig gewesen sein, wird sich sicher jemand bei dir melden.

Nimm deine Aufgaben nur ein einziges Mal in die Hand

Aufgaben nur ein einziges Mal in die Hand zu nehmen, bringt dir zwei große Vorteile:

1. Zum einen nutzt du deine intuitiven Ideen beim ersten Durchlesen sofort,
2. zum anderen schaffst du dir Zeit für die wirklich wichtigen Projekte, die dich nach vorn bringen.

Auch der längste Marsch beginnt mit dem ersten Schritt.

Laotse, chinesischer Philosoph

Das Trägheitsgesetz besagt, dass sich jeder Körper einer Änderung seiner Geschwindigkeit widersetzt: Einen stehenden Zug anzuschieben ist nahezu unmöglich, einen rollenden Zug anzuhalten ist noch schwieriger.

Was heißt das konkret für dein Zeitmanagement? Nimm dir insbesondere bei unangenehmen Aufgaben zunächst einen kleinen Schritt vor – damit hast du den schwersten Schritt bereits getan. Du baust damit Momentum – Schwung für deine Aufgabe – auf. Wenn das lästige Projekt dann Fahrt aufnimmt, fällt es dir leichter, die nächsten Schritte zu gehen. Und wenn dein Vorhaben erledigt ist, belohnst du dich mit einer Kleinigkeit, die dir Freude bereitet! Ich bringe beispielsweise immer erst ein Thema zu einem guten Ende, bevor ich mir eine neue Tasse Kaffee gönne.

Zeitmanagement-Methode NEIN sagen

Vier Buchstaben haben das Zeug, deine Welt zu verändern. Wenn du am richtigen Ort zur richtigen Zeit den richtigen Ton triffst, dann können sie dein Zeitmanagement revolutionieren. Wahrscheinlich ahnst du schon längst, um welche vier Buchstaben es sich hierbei handelt:

• Ja klar, es sind N E I N – Nein.

Wenn du also das Gefühl hast, fremdbestimmt zu werden, sag einfach häufiger „Nein“!

Wie du konkret besser NEIN sagen kannst

Beachte allerdings: Ein hartes „Nein“ kann deinen Gesprächspartner verletzen und deswegen erhältst du nachfolgend drei Beispiele, wie du es so elegant wie möglich formulieren kannst:

1. „Nein, weil …“

Du lieferst in diesem Fall eine Begründung, warum du eine Aufgabe nicht übernehmen kannst. Im echten Leben hört sich das zum Beispiel wie folgt an:

„Nein, das geht heute nicht, weil ich um 16 Uhr noch einen Termin mit Maria habe, wir besprechen die aktuelle Produktneueinführung.“

2. „Nein, allerdings …“

Du bietest eine Alternativlösung an. Das klingt dann beispielsweise so:

„Nein, weil ich um 16 Uhr noch einen Termin mit Maria habe und wir das IT-Projekt besprechen. Allerdings können wir das direkt morgen Früh um 8 Uhr zusammen erledigen.“

Und das kannst du dann noch mit dem Wundermittel Fragetechnik kombinieren, indem du zum Beispiel Meinungsfragen stellst wie „Passt das so für dich?“ oder „Wollen wir es so machen?“

3. „Ja, wenn …“

Du stellst eine Bedingung – das hört sich folgendermaßen an:

„Ich kann diese Aufgabe nur übernehmen, wenn Max das Webinar-Projekt übernimmt, weil wir ansonsten den Online-Terminplan nicht halten können.“

Vorteile des NEIN-sagens

Du siehst: das sind drei sehr effektive Möglichkeiten, …

• so elegant wie möglich „Nein“ zu sagen,
• selbstbestimmt deine eigenen Aufgaben zu erledigen und
• darüber hinaus noch reichlich Zeit zu sparen.

Zeitmanagement-Methode Zauberwort Delegieren

Um den Kopf frei zu haben für die wesentlichen A- und B-Aufgaben, ist es für dich besonders wichtig, die C-Aufgaben so weit wie möglich zu delegieren.

Die drei wichtigsten Impulse für professionelles Delegieren lauten:

Nie mehr „das mache ich kurz selbst“:

1. Eine weit verbreitete und gefährliche Einstellung vieler Führungskräfte heißt „Das mache ich kurz selbst“. Damit liegen sie zwar kurzfristig meist richtig und sie sind tatsächlich in vielen Fällen schneller als diejenigen, die in diesem Bereich noch nicht so geübt sind. Falls das auch deine Maxime ist, bleiben dann auf lange Sicht diese weniger wichtigen C-Aufgaben immer bei dir! Mach dir diesen einfachen Zusammenhang klar, dann fällt es dir auch leichter, diese Themen tatsächlich abzugeben. Langfristig wirst du damit signifikant entlastet und du gewinnst Zeit für das Wesentliche.

Andere Fördern durch Fordern

2. Gib nicht nur die Aufgabe ab, sondern auch die Verantwortung. Damit erfüllst du das prägnante Motto vom Fördern durch Fordern. Du erzielst damit diesen Effekt:

• Du hast nicht nur die Aufgabe delegiert, sondern auch deinen Mitarbeiter motiviert!

Kreative Ideen zum Delegieren:

3. Auf Seminaren höre ich häufig: „Herr Küthe, Ihre Ideen gefallen mir gut, nur habe ich niemanden, an den ich die Aufgaben delegieren kann“. Meine Antwort: „Seien Sie kreativ, holen Sie sich einen Lehrling in Ihre Abteilung, einen Praktikanten oder einen Diplomanden. Und wenn diese alle nicht verfügbar sind, geben Sie Ihre Aufgaben einem externen Dienstleister.“

Zwei Beispiele zum kreativen Delegieren:

1. Als ich noch Führungskraft im Marketing war, habe ich von meinem Geschäftsführer einen weiteren Mitarbeiter angefordert, der mir allerdings nicht bewilligt wurde. Daraufhin habe ich Folgendes gemacht: Die Aufgaben, die im Unternehmen hätten erledigt werden können, habe ich ausgelagert an einen externen Dienstleister, in diesem konkreten Fall an eine Werbeagentur. Die Agentur hat dann das erledigt, was wir mit entsprechendem Personal auch selbst hätten erledigen können.
2. Wenn meine Frau und ich im Herbst beruflich stark eingebunden sind und daher keine Zeit für unseren Garten haben, die Bäume aber geschnitten werden müssen, dann schalten wir natürlich unseren Gärtner ein und der übernimmt dann diese Aufgabe für uns. Das Schönste: Es handelt sich dabei um sogenannte haushaltsnahe Dienstleistungen und an diesen Kosten kannst du das Finanzamt beteiligen.

Fazit: Kein Dirigent spielt alle Instrumente selbst, gib also insbesondere die vielfach dringenden, aber meist nicht so wichtigen C-Aufgaben mit leichtem Herzen ab.

Zeitmanagement-Methode Am Vorabend planen

Wer vorsieht, ist Herr des Tags.

Johann Wolfgang von Goethe, deutscher Dichter und Universalgenie

Einer der wesentlichen Grundsätze des Zeitmanagements lautet:

• Plane den kommenden Tag bereits am Vorabend,
  • entweder zu Hause oder
  • noch besser im Büro!

Dein Tagesplan

Ein schriftlicher Tagesplan – und dabei kann es sich um ein weißes Blatt Papier mit deinen handschriftlichen Notizen handeln – für den nächsten Tag hat einen überragenden Vorteil:

• Dein Unterbewusstsein befasst sich bereits am Abend und in der Nacht mit den Aufgaben des kommenden Tages und strukturiert sie entsprechend. Du wirst überrascht sein, wie motiviert und schwungvoll du die Aufgaben am nächsten Arbeitstag angehst und wie leicht sie dir von der Hand gehen. Außerdem hast du dank dieser Methode den Kopf frei für den Feierabend.

Zeitmanagement-Methode Den Arbeitstag reflektieren

Wer einen Fehler gemacht hat und nicht korrigiert, begeht einen zweiten.

Konfuzius, chinesischer Philosoph

Wenn du stringent und diszipliniert deine geplanten Aufgaben in die Tat umgesetzt hast, kannst du glücklich und zufrieden deinen Arbeitstag vollenden. Ein kurzes Reflektieren über den vergangenen Arbeitstag ist wertvoll und erkenntnisreich, stell dir daher regelmäßig diese Fragen:

• Habe ich meine Tagesziele erreicht?
• Welche Tätigkeiten gilt es auf welchen Termin zu übertragen?
• Was ist gut gelaufen?
• Was hat nicht so gut funktioniert und wie mache ich es in Zukunft besser?
• Wie sieht mein Tagesablauf morgen aus?
• Und wie verbringe ich den Abend?

Zeitmanagement-Methode Den Feierabend planen

Das köstlichste Gut, das ein vernünftiger Mensch besitzt, ist seine freie Zeit.

Paul Ernst, deutscher Schriftsteller und Journalist

Nach der Arbeit machen viele einen beliebten Fehler: Sie fahren nach dem Büro wieder in die eigenen vier Wände, ohne sich im Klaren darüber zu sein, wie sie den Abend gestalten möchten. Natürlich gilt in deinem Privaten dieselbe Regel wie im Beruf: Ohne klare Vorstellung, was und wie du etwas machen willst, vergeudest du kostbare Zeit, ohne dass etwas Sinnvolles geschieht. Die Grundlage für einen schönen Abend im Kreis deiner Familie oder deiner Freunde ist eine konkrete Idee:

• Lieber zum Griechen oder ins Kino?
• Ins Konzert oder doch eher das neue Buch?
• Radfahren mit den Kindern oder mit dem Partner an die frische Luft gehen?
• Party machen oder kontemplativ meditieren?

Und jetzt komm ins Handeln:

 Halte dich täglich an eine der wichtigsten Regeln deines Lebens: Mach das Wichtigste zuerst!

• Frag dich regelmäßig: Wenn ich nur eine einzige Aufgabe erledigen könnte, welche wäre das? Setze diese dann in die Tat um!
• Berücksichtige vor allem für deine wichtigsten Aufgaben deine individuelle Leistungskurve: die meisten Menschen sind morgens zwischen 9 und 12 Uhr am produktivsten!
• Vergiss Multitasking! Endgültig! Jetzt!
• Erledige immer nur eine Aufgabe nach der anderen, und zwar mit absteigender Wichtigkeit!
• Plane für das Erledigen deiner Aufgaben einen überschaubaren Zeitraum ein!
• Schreib dir die Aufgaben für deinen Arbeitstag auf, damit du selbst in Stressphasen einen roten Faden an der Hand und deine Prioritäten im Blick hast!
• Dieser Tagesplan dient gleichzeitig als dein Tagesziel: Er motiviert dich und lässt dich aktiv werden!
• Nutze die 72-Stunden-Regel: Wenn du einen Plan oder einen guten Einfall hast, dann beginne innerhalb der nächsten 72 Stunden mit dessen Umsetzung – wartest du länger, wirst du wahrscheinlich niemals damit anfangen!
• Sei produktiver, indem du …
  1. mit Zeitblöcken arbeitest, in denen du gleichartige Aufgaben erledigst und
  2. stell dazu dein Telefon um oder schalte deinen Anrufbeantworter an, damit du ungestört arbeiten kannst!
• Verplane höchstens zwei Drittel deiner Arbeitszeit: Erstens kommt es anders, zweitens als du denkst!
• Wenn du morgens gleich zwei Frösche vor dir siehst, dann schling sofort den hässlichsten zuerst hinunter und erlebe dann die angenehme und motivierende Wirkung!
• Schütz dich vor der Aufschieberitis, indem du konsequent die drei großen A (Ablenkungen, Ausreden und Angst vor Misserfolg) vermeidest!
• Halte dich konsequent an das Sofort-Prinzip: Erledige alle Aufgaben sofort, wenn sie nicht mehr als drei Minuten deiner Zeit kosten!
• Wenn du das Gefühl hast, fremdbestimmt zu werden, sag einfach häufiger „Nein“!
• Denk regelmäßig an das Zauberwort Delegieren: Delegiere nicht nur die Aufgaben, sondern auch die entsprechende Verantwortung!
• Reflektiere den vergangenen Arbeitstag, um kontinuierlich besser zu werden!
• Plane den kommenden Tag am besten noch am Vorabend im Büro!
• Gestalte natürlich auch deinen Feierabend: Nimm dir Zeit für dich selbst, deine Familie, deine Freunde!

Wenn du Fragen oder Anmerkungen zum Thema  Zeitmanagement hast, dann schreib doch einfach einen Kommentar.